La organización de eventos deportivos es un área compleja donde entran en juego conocimientos de gestión de proyectos, protocolo o administración de recursos humanos y financieros.

Si te interesa la planificación de actividades deportivas y estás buscando formación para ser un profesional de la organización de eventos, empezamos por indicarte los tres momentos clave a la hora de organizar cualquier acto deportivo de cierta envergadura.

Primera etapa. Planificación antes del evento

Es la etapa más importante, en la que se deben decidir varios aspectos clave. El Decano de la Facultad de Ciencias de la Actividad Física y el Deporte de la Universidad de Valencia, Vicente Añó Sanz, afirma en uno de sus artículos que la planificación de un evento debe estar acorde con la tipología del mismo. Esto quiere decir que cualquier acto o competición deportiva no debe defraudar las expectativas del público ni plantearse como si de los Juegos Olímpicos se tratara.
Dentro de este grupo podemos distinguir varias fases:

1. Definir el objetivo del evento

El deporte va a ser el conductor del evento, pero el objetivo puede variar. Algunos eventos están articulados para recaudar fondos, otros para erigir a un equipo campeón en una determinada disciplina, etc.

2. Determinar el deporte

Hay veces que varios deportes pueden encajar para el mismo objetivo. Por ejemplo, para una causa benéfica puede organizarse una carrera, una competición de natación, un partido de fútbol, etc.

3. Decidir a quién va dirigido y su nombre

La organización puede variar si el espectáculo está dirigido a niños, adultos, ancianos, hombres o mujeres de determinados rangos de edad.

4. Planear un presupuesto

Aunque desde el principio es difícil cuadrar un presupuesto, la organización puede reunirse para decidir cuánto dinero emplear en la disposición de los distintos servicios esenciales en cualquier evento. Si se ha decidido establecer un sistema de entradas para el público, es recomendable diseñar una web para que las personas adquieran su ticket o contactar con las principales empresas de venta de entradas online.

5. Elegir una fecha y un horario

Es una de las cuestiones más importantes. Nadie acudirá a tu evento si en el mismo día o lugar se desarrolla otro de más importancia.

6. Acordar el tipo de gestión que va a tener el evento deportivo

El ente organizador debe valorar este punto y tomar una decisión. Por lo general, se puede hacer una gestión directa del mismo a través de comités, pero también existe la posibilidad de que lleven la gestión empresas adjudicatarias, clubs o gimnasios y, también, entidades públicas junto con empresas privadas (gestión mixta).

7. Descubrir el protocolo que mejor encaja

En el deporte no existe una norma definitiva de protocolo para las competiciones o los actos de entrega. De hecho, es frecuente encontrar que ciertos homenajes o entrega de premios se trasladan al terreno de juego antes que dedicar un espacio exclusivo en un momento de la competición para ello.

8. Comunicar la envergadura del evento a los medios de comunicación

Tan importante es una buena organización como que el público objetivo al que va dirigido tenga conocimiento del evento y participe. Para ello es fundamental colaborar con los medios de comunicación. Difundir significa, en la mayoría de los casos, un aumento de la participación e, incluso, un aumento de la facturación de entradas.

9. Gestionar la burocracia

Es muy importante tener atado todo tipo de permisos, tramitaciones, documentos, órdenes, licencias, seguros… para que ningún imprevisto altere la celebración del evento.

En este apartado también podemos incluir la contratación de personal. Al igual que se hace con el presupuesto, se ha de tener decidido el número de personas a contratar entre voluntarios, árbitros, jueces, vigilantes, técnicos, obreros, etc.

Segunda etapa. Durante el Evento

Como acabamos de ver, la mayor parte del trabajo en la organización de eventos deportivos se realiza antes del mismo. No obstante, el mismo día del evento se comprobarán tres aspectos fundamentales en los que se demuestra la calidad de la organización: la gestión de los asistentes, el servicio de catering y el protocolo elegido.

1. Asistencia del público

Existen dos tipos de asistentes: los VIP o altos cargos y el resto del público. Algunos autores de la disciplina difieren sobre el motivo de la distinción, pero se puede decir que esta división se basa en factores económicos o protocolarios. Es decir, en un evento la masa de público asistente puede ser VIP si pagan más por un asiento reservado, una plaza especial o un pack de servicios, mientras que los políticos o personalidades que acudan al mismo pueden ser considerados VIP por su posición en la sociedad.

No podemos olvidar que lo más importante de la asistencia del público es la gestión de la entrada. Esto quiere decir que deberás disponer de un sistema de asistencia que no dificulte el acceso al recinto o el espacio donde tendrá lugar la competición y facilite las tareas de evacuación en caso de emergencia.

Los métodos más comunes de gestión del público asistente han evolucionado con el paso del tiempo. Al principio todo se solucionaba guardando colas y poniendo parkings a disposición de los que tuvieran vehículo, pero ahora se han implementado sistemas virtuales de check in para aquellos que ya tengan su entrada a mano y solo deban preocuparse de pasar los controles de seguridad. Por supuesto, dentro del recinto todo tiene que estar señalizado para que los asistentes encuentren su sitio.

2. Protocolo

Ya hemos recalcado que la organización de eventos deportivos no sigue ninguna norma específica de protocolo. Lo más parecido que hay en este sentido es el Real Decreto 2099/1983 por el que se rige el tratamiento de las autoridades en España dependiendo del tipo de evento, el lugar de celebración del mismo y el cargo que ocupan.

El protocolo deportivo, en este sentido, cambia según la tipología de evento, que se clasifican del siguiente modo por orden de importancia:

1. Juegos Olímpicos.

2. Campeonatos de Europa/Mundo.

3. Torneos Preolímpicos.

4. Grandes Premios.

5. Fases de clasificación de Campeonatos de Europa/Mundo.

6. Salidas y metas de etapas de ciclismo.

7. Finales de Copa o Playoffs.

8. Campeonatos nacionales (de España).

9. Partidos de copa nacional.

10. Partidos de Liga de fútbol.

11. Exhibiciones o competiciones amistosas.

12. Maratones.

13. Carreras populares.

3. Servicios de restauración y catering

Se conocen como servicios adicionales y corren a cargo de empresas subcontratadas en la mayoría de los eventos deportivos, aunque eso depende del criterio de la organización.

En muchos deportes es necesario ofrecer un pequeño avituallamiento a los asistentes o al público VIP para aumentar el grado de satisfacción. Así pues, es frecuente encontrar a invitados tomando pequeños cócteles en zonas reservadas o a los corredores de un maratón tomar bebidas isotónicas para recuperar los niveles de azúcar perdidos.

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Tercera etapa. Después del Evento

Una vez que ya está todo el trabajo hecho, muchos organizadores se plantean qué hacer después de un evento. Es un momento de reflexión en el que es necesario medir el impacto de la organización del evento que has ayudado a desarrollar.

En esa situación, lo más común suele ser realizar un reporte económico de las ganancias obtenidas con la venta de entradas, los derechos de retransmisión, subvenciones, derechos de imagen o publicidad de patrocinadores, etc., así como otra serie de informes sobre los aspectos reseñables del desarrollo del evento.

Por último, después de que todo haya pasado es necesario contar con un plan de limpieza, puesto que hay que dejar el lugar tal y como estaba antes de la celebración.

¡Ah! Y no hay que olvidar hacer un análisis de cuánta gente se inscribió al evento, cuánta asistió y cuántos fueron los ausentes. Se estima que un evento ha tenido éxito si han concurrido más de la mitad de las personas que declararon su intención de asistir.

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